Probleme im Bewerbungsprozess aufdecken und beheben

Wir bei enpit freuen uns immer über neue Teammitglieder und möchten unseren Bewerber:innen einen reibungslosen Ablauf von der Kontaktaufnahme über das gegenseitigen Kennenlernen bis zu den ersten Arbeitstagen bieten. Deshalb haben wird uns gefragt: Wie können wir auf diesem Weg noch besser werden?

Dazu haben wir ein kleines internes Research-Projekt durchgeführt, in dem wir selbst inkognito unseren Bewerbungsprozess mithilfe einer fiktiven Bewerberin durchlaufen haben. Laura und Jonas haben sich dieser Aufgabe angenommen und sich dabei von Julia, unserer fiktiven Person, die sich mit Anschreiben und Lebenslauf bei enpit beworben hat, unterstützen lassen. In diesem Blogbeitrag möchten wir unsere Vorgehensweise bei der Analyse unseres Bewerbungsprozesses und die dabei gewonnenen Erkenntnisse mit euch teilen.

Planung

Ziel unseres “Recruiting Research” war es, unseren Bewerbungsablauf zu überprüfen und daraus Verbesserungsvorschläge abzuleiten. Daher war es für uns am sinnvollsten, niemanden aus enpits People & Culture Team einzuweihen und eine fiktive Bewerbung zu versenden. So konnten wir diskret testen, welche Prozesse bei einer eingehenden Bewerbung angestoßen werden, wie lange eine Rückmeldung auf sich warten lässt und ob der gesamte Bewerbungsprozess für die Bewerber:innen verständlich erklärt wird.

Rausschicken der Bewerbung

Sich eine Bewerberin auszudenken hat schon Spaß gemacht, vor allem, weil niemand von der Personalabteilung wusste, dass wir etwas in Planung hatten. Aber natürlich konnten wir nicht einfach irgendetwas schreiben, denn wir wollten ja, dass unsere Julia eine positive Rückmeldung auf ihre Bewerbung erhält und zum Gespräch eingeladen wird. Um den Prozess zu beschleunigen, haben wir uns von ChatGPT sowohl Anschreiben als auch Lebenslauf als erste Version erstellen lassen. Die entsprechenden Prompts an das KI-Modell haben wir mit ein paar Anforderungen aus unserer Stellenausschreibung gefüttert. Julia sollte im Optimalfall Informatik studieren und erste Erfahrung mit Technologien wie Java, REST und Datenbanken haben sowie gerne bouldern gehen. Mit dem Einbringen eines passenden Hobbies haben wir bewusst darauf geachtet, dass sie auch auf einer zwischenmenschlichen Ebene gut in unser Team passen könnte. Die ersten generierten Textentwürfe haben wir noch etwas angepasst, bevor wir sie über ein flott erstelltes Mail-Konto rausgeschickt haben.

Analyse des Recruiting-Prozesses

Dadurch, dass wir aus dem Research-Projekt eine verdeckte Operation gemacht haben, haben wir ungefiltert die ersten Schritte des Bewerbungsprozesses erleben können und viele wertvolle Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge sammeln können. Beispielsweise ist uns aufgefallen, dass für neue Bewerber:innen nicht ganz ersichtlich ist, wie es nach dem Absenden der Bewerbung weitergeht. In welche Zeiträumen kann ich mit Rückmeldungen rechnen? Wie laufen Vorstellungsgespräche und Vertragsangelegenheiten bei enpit ab? Was muss ich zum ersten Arbeitstag mitbringen? Es zeigte sich, dass wir bei diesen Informationen noch transparenter werden können. Doch auch positives Feedback konnten wir zurückspielen, wie zum Beispiel, dass eine erste Rückmeldung auf unsere Bewerbung auffallend schnell kam.

Da wir intern viel mit dem Aufgaben-Verwaltungs-Tool “Trello” arbeiten, haben wir auch für die Erkenntnisse aus der Research-Phase eine Trello-Karte genutzt, auf der wir identifizierte Schwächen, abgeleitete Verbesserungsmöglichkeiten und positive Aspekte dokumentiert haben. In einem gemeinsamen Termin mit Marie aus dem Recruiting haben wir unsere Ergebnisse vorgestellt und zusammen überlegt, welche weiteren Maßnahmen wir ergreifen können, um den Bewerbungsprozess zu optimieren.

Nachbereitung und Optimierungen

Einige ToDos konnten wir direkt mitnehmen und umsetzen, an anderen arbeiten wir momentan noch. Beispielsweise erstellen wir gerade eine Grafik mit passendem Erklärtext, um den Ablauf der Bewerbungs-Journey auf der enpit Webseite darzustellen, sodass Bewerber:innen direkt wissen, was sie erwartet. Auch planen wir, mit dem Onboarding neuer Mitarbeitenden früher zu starten, indem vorab Infos per Mail versendet werden, die für die Person interessant sein können und das Einleben bei uns erleichtern. Beispielsweise können wir somit auch stärker auf unseren Blogbeitrag zur Bewerbungsphase bei enpit verweisen, welcher bereits viele interessante Informationen für Bewerber:innen enthält.

Fazit

Für uns war es auf vielen Ebenen bereichernd, einen unserer internen Prozesse ohne erheblichen Aufwand zu challengen. Solch eine Evaluation können wir auf jeden Fall weiterempfehlen, um Abläufe im Unternehmen genauer unter die Lupe zu nehmen. Die von uns gewählte anonyme Methode hat uns dabei realistische Einblicke in die potenziellen Erfahrungen der Bewerber:innen bei enpit gewährt und Verbesserungsmöglichkeiten aufgedeckt. Als ein konkretes Arbeitsergebnis werden wir demnächst die geplante Grafik zu unserem Bewerbungsablauf auf enpit.de/jobs veröffentlichen. Wir freuen uns, wenn unserer fiktive Bewerberin Julia eine Verbesserung in unserem Bewerbungsprozess erwirken konnte und diese unseren künftigen, realen Bewerber:innen zugute kommt. Wenn du diese Person sein möchtest dann besuche unsere Jobseite oder schau dir direkt unsere offenen Stellenanzeigen an.