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Was für manche schon längst zur Arbeitsroutine dazu gehört hat, ist für andere Teams etwas völlig Neues: das Arbeiten im Homeoffice. In unserem letzten Blogbeitrag haben wir bereits 10 Tipps und Tricks gesammelt, mit denen die Umstellung einfacher zu bewältigen ist. Da neben einer guten Vorbereitung aber auch die richtige Ausrüstung eine wichtige Rolle spielt, findest du hier sieben Tools, die uns das remote Arbeiten bisher enorm erleichtert haben. Manche davon kennst du vielleicht schon aus dem normalen Office-Alltag, andere werden neu für dich sein.

 

1. Videokonferenzen

 

Das Herzstück beim Arbeiten im Homeoffice: Videokonferenzen. Wir sind der Meinung, dass nichts ohne sie geht. Daher ist hier die Auswahl des richtigen Angebots auch umso wichtiger. Wir nutzen aktuell Google Hangouts Meet, ein Tool von Google. Der Vorteil: Termine im Google-Kalender erhalten automatisch einen Link zur Videokonferenz. So muss man diesen nicht erst noch verschicken. Auch Videokonferenzen mit unserem ganzen Team (wir sind aktuell 14 Leute) haben super geklappt. Auch Jitsi ist zu empfehlen. Hier gibt es weitere Extras, wie die Option, virtuell die Hand zu heben oder den Videocall sofort aufzuzeichnen. Natürlich gibt es noch viele weitere Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom, wir sind aber bisher mit den beiden oben genannten sehr gut gefahren.

 

2. Messenger

 

Für den regelmäßigen Austausch außerhalb der Videocalls gibt es bekanntlich zahlreiche Messenger. Wir nutzen dafür Slack. Hier kann man neben mehreren themenbezogenen Channels auch 1:1-Nachrichten verschicken. Außerdem gibt es einen Channel „intern“ für wichtige Informationen, die jeden betreffen sowie einen Offtopic-Channel für witzige Nachrichten zwischendurch oder oder oder.

 

3. Projektmanagement

 

Für die konkrete Aufgabensammlung und -verteilung nutzen wir das Projektmanagement-Tool Trello. Hier können Themen bestimmten Personen zugeordnet werden, Anhänge können hinzugefügt und Checkboxen abgehakt werden. So ist für jeden transparent, wer gerade woran arbeitet und wie hier der Stand ist. Unser Tipp: wann immer möglich mit Fristen arbeiten. So behält man leichter den Überblick über verschiedene Boards und hat vor sich, welche Aufgaben als nächstes fertiggestellt werden müssen.

 

4. Dateien teilen

 

Damit alle die Möglichkeit haben, gleichermaßen von zu Hause aus zu arbeiten, ist es notwendig, dass alle notwendigen Dateien jedem zur Verfügung stehen. Wir haben daher eine Dropbox, auf die jeder Zugriff hat. Für Dateien, an denen mehrere Leute gleichzeitig arbeiten, zum Beispiel einer Präsentation, nutzen wir Google Docs. Hier kann man sogar parallel an demselben arbeiten und alle sind immer auf dem neuesten Stand. Wenn diese Dateien als fertig gelten, landen sie auch in der Dropbox. Größere Unternehmen haben oft eine eigene Cloud oder ermöglichen es den Mitarbeitern, auch von unterwegs auf das eigene Netzwerk zuzugreifen. Vor allem in Unternehmen, die bisher viel mit Dienstreisen gearbeitet haben, sollte so ein Ablageort bereits existieren. Aber egal, welches Tool ihr nutzen wollt – eine zentraler Ort, auf den alle relevanten Personen zugreifen können, ist unumgänglich.

 

5. Digitales Whiteboard

 

Wenn ihr, wie wir, bisher gerne und viel an Whiteboards oder mit Post-Its gearbeitet habt, wird euch das jetzt sicher fehlen. Besonders für Workshops oder Brainstorming-Sessions, die jetzt auch remote ablaufen, kann hier ein digitales Whiteboard ein echter Gewinn sein. Du kannst Ideen bündeln, eine bessere Übersicht in euer Projekt bringen und in Echtzeit mit deinem Kollegen zusammenarbeiten, indem du den Zugriff per URL für die anderen freigibst.

Unsere Favoriten sind EtherPad und Mural. Die meisten Programme besitzen eine kostenlose Lite-Version. Für den vollständigen Funktionsumfang muss man jedoch bei allen uns bekannten Tools auf die kostenpflichtige Version zurückgreifen. Daher unser Tipp: erstmal ausprobieren!

 

6. Zeitmanagement

 

Gerade im Homeoffice ist es häufig nicht so einfach, fokussiert bei der Arbeit zu bleiben. Die Waschmaschine ist fertig, das Kind ruft oder der Hund will raus – verschiedene Zeitmanagement-Methoden können hier Abhilfe schaffen. Ob Eisenhower, Pomodoro oder Kanban, alle haben ihre Vor- und Nachteile und funktionieren für den einen besser und für den anderen weniger gut. 

Unser interner Favorit ist jedoch die Pomodoro-Technik. Hier wird die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte aufgeteilt. Anschließend folgt immer eine kurze Pause von 5 Minuten. Nach vier Arbeitseinheiten gibt es dann eine längere Pause. 

Apps wie Focus Keeper oder BeFocused setzen diese Methode visuell um und helfen, fokussierter bei der Sache zu bleiben.

 

7. Spaß!

 

Homeoffice muss nicht langweilig sein. Gemeinsame Pausen oder ein virtuelles Feierabendbier sind wichtig für das Teambuilding, die Arbeitszufriedenheit, die Ideengenerierung sowie die interne Kommunikation. Ein gemeinsames Spiel zwischendurch ebenso. Wir spielen am liebsten scribble.io oder drawasaurus.org (als englische Version). Habt Spaß und geht mit guter Laune zurück an die Arbeit – oder beendet die Arbeit mit einer gemeinsamen Runde!