Projekt
PayTheCraft
Zahlungsabwicklung im Handwerk automatisieren

Wir halten die Augen immer für Herausforderungen in unserem ganz normalen Alltag offen. Probleme, die durch digitale Lösungen behoben werden können, gehen wir gerne als interne Nebenprojekte an, mit dem Ziel, neue Dinge (Technologien, Skills, Vorgehensweisen, …) zu erlernen und gleichzeitig neue Lösungen zu erschaffen. Aus der Beobachtung sich häufender Papierrechnungen und verspäteter Zahlungseingänge im Handwerk ist das Nebenprojekt PayTheCraft entstanden - eine Digitallösung für die Zahlungsabwicklung im Handwerk.

Projektüberblick

Thema	Zahlungsabwicklung im Handwerk automatisieren, indem den Kund:innen des Handwerksbetriebs automatische Erinnerungen mit Weiterleitung zu Zahlungsanbietern gesendet werden.
Motivation	Digitalisierung und Automatisierung in der Handwerksbranche.
Team	Projektmanagement, Marketing, Softwareentwickler:innen, UX-Designer:innen

Herausforderung

Rechnungen werden in kleinen und mittelständischen Handwerksunternehmen häufig händisch per Post versendet. Dies nimmt Zeit sowie (Porto-) Kosten in Anspruch. Im Anschluss muss im Blick behalten werden, welche Zahlungen bereits eingegangen sind und bei welchen Kund:innen ggf. eine Zahlungserinnerung notwendig ist. Die Rechnungsstellung sowie die Nachverfolgung verursachen demnach Aufwand im Büro. Die fehlende Übersichtlichkeit über offene Rechnungen kann zudem zu Durcheinander führen. Außerdem wird den Kund:innen momentan keine zeitgemäße digitale Möglichkeit geboten, offene Rechnungen zu bezahlen. Im Experiment PayTheCraft war es unser Ziel, zu diesen Herausforderungen eine Lösung zu entwickeln.

Lösung

Die Lösung zu der Herausforderung besteht in einer Software, in welche der Handwerksbetrieb seine Rechnungen per Mail importieren kann. Die Formatierung dieser spielt dabei keine Rolle, wodurch sich die Software auf bestehende Rechnungsvorlagen und Tools anpasst. PayTheCraft liest diese Rechnung aus und extrahiert relevante Informationen wie Rechnungsnummer, E-Mail-Adresse und/oder Handynummer sowie den Rechnungsbetrag. Daraufhin wird eine automatisch generierte Zahlungsaufforderung an den:die Kund:in gesendet. Dies kann per E-Mail oder SMS passieren, wodurch Papier und Porto eingespart werden. In dieser Zahlungsaufforderung befindet sich zudem ein Link, wodurch die Rechnung direkt eingesehen und per PayPal beglichen werden kann. So ersparen sich die Kund:innen den Aufwand der manuellen Überweisung.

Vorteile der Lösung

Die Lösung soll sowohl für den Handwerksbetrieb als auch für die Endkund:innen einen Mehrwert schaffen. Wir ermöglichen, dass sich der Handwerksbetrieb auf das Wesentliche konzentrieren kann und nie wieder hinter ausstehenden Rechnungen hinterherlaufen muss. Dazu hilft eine Übersicht der noch offenen Rechnungen inkl. Fälligkeitsdatum. Da PayTheCraft Rechnungen per E-Mail annimmt, kann es zudem als smarte Ergänzung zum bisherigen Rechnungssystem ohne Medienbruch gesehen werden, wodurch keine Notwendigkeit jeglicher Tool-Umstellung besteht. Für die Kund:innen der Handwerker:innen wird die Zahlung zudem besonders bequem gemacht, da diese ihre ausstehenden Rechnungen papierlos und gemütlich von überall aus bezahlen können - jederzeit per Klick auf die Mail / SMS.

Mockups und Vertriebsartefakte

Im Zuge des Projektes haben unsere Designer:innen auch Mockups erstellt, um das User Interface Design zu visualisieren, sodass die Entwickler:innen es umsetzen konnten. Darüber hinaus wurden die Mockups und die User Story zur Erstellung von Pitch-Dokumenten verwendet, die auch für den Vertrieb genutzt werden können.

Technische Umsetzung

Serverlose Architektur

Die technische Umsetzung des Projekts erfolgte nach dem Serverless First Ansatz. Die gesamte Anwendung wurde in der AWS Cloud entwickelt und in Microservices aufgeteilt. Dadurch konnte eine hochskalierbare Lösung geschaffen werden, die zudem nur dann Ressourcen verbraucht, wenn Anfragen an das System gestellt werden.

KI-Texterkennung

Eine besondere Herausforderung stellte die Analyse der Rechnungen dar. Ziel war es, Rechnungsdaten wie die Rechnungsnummer, den Gesamtbetrag und die Kontaktdaten der Kund:innen automatisiert aus den eingehenden Rechnungen zu extrahieren. Als Lösung nutzen wir Amazon Textract, einen AWS Service, der verschiedene Texterkennungsmechanismen bereitstellt. Diese basieren auf einer Kombination aus optischer Zeichenerkennung (OCR) und maschinellem Lernen und ermöglichen es so, Daten zuverlässig auch aus unterschiedlich formatierten Rechnungen zu extrahieren.

Zahlung via Paypal

Die Wahl digitaler Zahlungsanbieter lässt nur begrenzt Möglichkeiten zu, die für verschiedene Plattformen ohne größeren Aufwand verfügbar sind. Paypal gilt dabei als sicherer Service und ist im Vergleich zu deutschen Alternativen wie Giropay sowie den Zahlungsangeboten einzelner Banken einfach einzubinden und erfreut sich gleichzeitig großer Akzeptanz und Bekanntheit. Nachteil von Paypal (und auch anderer Zahlungsanbieter) sind die Gebühren für die Endkund:innen, sprich den Handwerksbetrieb. Hier verdienen digitale Zahlungsanbieter mit - Im Schnitt sind Gebühren in Höhe von 2 bis 3 % des Rechnungsbetrages fällig. Dennoch überwiegen hier häufig die Vorteile, denn die Möglichkeit der Online-Zahlung ist vor allem bei jüngeren Generationen gerne gesehen und kann durch große Flexibilität und Einfachheit bei vielen Nutzer:innen punkten und sogar Neue anlocken. Für PayTheCraft wurde die Zahlungsfunktion in die AWS-basierte Lösung eingebettet und ermöglicht eine einfache, bequeme und für viele Kund:innen bekannte Zahlungsalternative.