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Workshop
KI und Automatisierung.
Prozessanalyse und Best Practices für die Automatiserung von Arbeitsabläufen im Personalwesen

Workfive unterstützt als externe Personalabteilung den Mittelstand bei HR-Projekten in den Bereichen Recruiting, Personal- und Organisationsentwicklung sowie Interims-Personalwesen. Dabei agiert Workfive als externer HR-Business-Partner und bietet maßgeschneiderte Services an. Zusätzlich werden praxisorientierte Workshops angeboten, um Unternehmen in spezifischen HR-Bereichen zu schulen und weiterzuentwickeln. Viele administrative Prozesse laufen jedoch noch manuell ab und benötigen daher viel Zeit und Nerven. In einem Workshop half enpit zwei dieser Prozesse gezielt zu analysieren und Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Projektüberblick

AuftraggeberWorkfive GmbH
ThemaSchulung zu Künstlicher Intelligenz und Prozessautomatiserung
MotivationÜberblick über gängige KI-Tools erhalten, individuelle Prozesse im Arbeitsalltag analysiere, Möglichkeiten für Automatisierungen erschließen
TeamBerater für digitale Lösungen (enpit); Personalerinnen (Workfive)

Herausforderung

Workfive stand vor der Herausforderung, die Effizienz und Produktivität ihrer internen Prozesse zu steigern. Trotz moderner Anwendungen gab es zahlreiche manuelle Abläufe und Kommunikationsengpässe, die zu Verzögerungen und erhöhter Arbeitsbelastung führten. Besonders die Verwaltung und Nutzung von HR-Wissen gestaltete sich als zeitaufwendig und fehleranfällig. Das Unternehmen suchte nach Lösungen, um diese Prozesse zu optimieren und Reibungsverluste zu minimieren.

Lösung

Wir organisierten einen zweitägigen Workshop, um die HR-Experten von Workfive mit den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz (KI) und Automatisierung vertraut zu machen. Mithilfe der Event Storming Methode analysierten wir anschließend gemeinsam zwei geschäftsrelevante Prozess von Workfive, um ein gemeinsames Bild der verwendeten Systeme, Abläufe und Reibungspunkte zu identifizieren.

Crashkurs zu Generativer KI

Am ersten Tag erhielten die Teilnehmer:innen einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten von Generativer KI, insbesondere der Anwenundung ChatGPT. Zu den vermittelten Inhalten gehörten:

  • Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
  • Technologie und Anwendungen von Generativer KI
  • Best Practices für den Einsatz von ChatGPT im Arbeitsalltag, einschließlich Prompt-Engineering und Workflow-Optimierungen

Relevante Prozesse analysieren

Im nächsten Schritt nutzten wir die Methode Eventstorming, um gezielt zwei geschäftsrelevante Prozesse von Workfive zu untersuchen. Mithilfe von Whiteboards und Post-Its wurden die verschiedenen Abläufe, Zuständigkeiten, Abhängigkeiten, verwendete Medien, Emotionen und individuelle Schwierigkeiten zwischen den Start- und Endpunkten der Prozesse skizziert. Dieses Vorgehen führte zu folgenden Ergebnissen:

  • Alle Teilnehmenden erhielten ein gemeinsames und umfassendes Bild auf die beiden Prozesse
  • Pain Points wurden identifiziert
  • Möglichkeiten für Automatisierung wurden sichtbar

Überblick über KI-Tools und Workflows

Am zweiten Tag setzten wir die theoretischen Erkenntnisse in die Praxis um und präsentierten Workfive konkrete KI- und Automatisierungstools wie Microsoft Power Automate und Zapier. Mit Live-Demonstrationen zeigten wir, wie verschiedene Abläufe in den untersuchten Prozessen automatisiert und optimiert werden können. Dazu gehörten unter anderem:

  • Vernüpfung verschiedener Softwarelösungen, z. B. Microsoft Teams mit HR-Programmen
  • Automatische Transkription und Zusammenfassung von Interviews
  • E-Mail automatisiert weiterleiten oder beantworten
  • Spezifisches HR-Wissen abrufbar machen

Wissenstransfer und Adaption in den Prozessen

Vor allem bei der Konzeption von HR-Workshops und Präsentationen ergab sich viel Arbeit, um neue Inhalte zu erzeugen und zugleich bereits etablierte Elemente wiederzuverwenden. Hier präsentierten wir, wie verschiedene Tools in folgenen Bereichen unterstützen können:

  • Ergebnisse von Trainings und Workshops zusammenfassen und zugänglich ablegen
  • Niedergeschriebene Inhalte z. B. im Leistungsverzeichnis auffinden und daraus Texte für neue Angebote generieren
  • Präsentationen automatisiert erstellen

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Möchtest du auch das Potenzial von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung für dein Unternehmen erkennen und erfolgreich einsetzen? enpit befähigt dich mit einem individuellen Workshop, um in diesem Bereich durchzustarten. Wir beginnen mit einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch.

Dein Ansprechpartner

Jonas Ludwig

Telefon: 05251 20277 91

E-Mail: jonas.ludwig@enpit.de

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