Praxisworkshop mit der Uni Paderborn: Vom Feedback zum Feature
Praxisworkshop mit der Uni Paderborn: Vom Feedback zum Feature
Letzte Woche war es soweit: Drei Tage lang haben wir gemeinsam mit 14 Studierenden der Universität Paderborn unsere Bürotüren geöffnet – und das nicht für eine Gastvorlesung, sondern für echte Produktentwicklung. Das Thema: unser laufendes Projekt HeDoKi, ein digitales System zur Entlastung von Erzieher:innen in Kindertagesstätten.
Was ist HeDoKi – und warum braucht es das?
Kitas stecken in einem echten Dilemma: Der Dokumentationsaufwand wächst stetig, während die Zeit für die eigentliche pädagogische Arbeit knapper wird. Pro Einrichtung kommen so jedes Jahr sehr viele Stunden zusammen, die eigentlich den Kindern gehören sollten.
HeDoKi – der Helfer für Dokumentation in Kindertagesstätten – ist ein webbasiertes Assistenzsystem, das pädagogische Dokumentation, Verwaltung und Qualitätsmanagement unter einem Dach vereint. Entwickelt wird es gemeinsam von enpit und dem Kreissportbund Borken e.V. auf Basis eines konsequenten Qualitätsmanagement-Ansatzes. Im Zentrum steht die digitale Kinderakte, ergänzt durch Module für Gruppenverwaltung, Anwesenheiten und Einrichtungssteuerung. Alle Informationen lassen sich einfach und strukturiert abrufen, und verschiedene KI-Funktionen unterstützen bei der Dokumentation und beim Aufbereiten von Unterlagen. Dabei gilt konsequent das Prinzip Human-in-the-Loop: Pädagogische Entscheidungen bleiben immer bei den Fachkräften.
Seit Februar 2026 läuft die Testphase in drei Kitas. Unser Anspruch: Mindestens 75 % der Fachkräfte sollen das System nach drei Monaten als praxistauglich und zeitsparend erleben.
Drei Tage, echte Methoden, echte Ergebnisse
Der Workshop war kein Schaukelpferd-Projekt. Die Studierenden haben direkt am laufenden Produkt gearbeitet – mit denselben Methoden, die wir selbst täglich nutzen.
Die Gruppe war bewusst interdisziplinär zusammengesetzt – von Erziehungswissenschaften bis Wirtschaftsinformatik. Genau diese Mischung hat den Ideen gutgetan: Wer den pädagogischen Alltag kennt, stellt andere Fragen als jemand mit technischem Hintergrund.
Tag 1 startete mit einer ehrlichen Projektvorstellung: Was ist HeDoKi, wo steht es, was fehlt noch? Dann ging es direkt in die Ideenfindung – mit Brainstorming und anschließendem Clustering. Am Ende des Tages hatten sich drei Gruppen gebildet, jede mit einer konkreten Idee im Gepäck.
Tag 2 gehörte der Validierung. Patrick Saal, Qualitätsmanagementbeauftragter beim KSB Borken, gab nicht nur einen Einblick in den echten Kita-Alltag, sondern auch in die rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen – und was Qualität und Qualitätsmanagement in diesem Kontext konkret bedeuten. Dass HeDoKi auf genau diesem Fundament entsteht, wurde dadurch für alle greifbar. Die Gruppen arbeiteten anschließend mit Personas, die auf anonymisierten Erhebungsdaten der Fachkräfte basieren und mithilfe von KI in virtuelle Gesprächspartner:innen überführt wurden. Dadurch ließen sich Ideen direkt an typischen Nutzergruppen auf Alltagstauglichkeit prüfen.
Tag 3 war der produktivste: Morgens Eventstorming, um die Prozesse hinter den Features sichtbar zu machen – Schritt für Schritt, Post-It für Post-It. Dann Wireframes, Präsentationsvorbereitung und schließlich der große Pitch vor dem ganzen Team. Den Rahmen setzte ein kurzer Impuls von Ulrich Gerkmann-Bartels, einem unserer beiden Geschäftsführer, zum Thema Wertschöpfung und interdisziplinäre Zusammenarbeit.
Die Ergebnisse: Direkt ins Backlog
Die Ideen der Studierenden waren konkret, durchdacht und direkt anschlussfähig – so sehr, dass sie alle direkt im Produktbacklog für HeDoKi gelandet sind.
Eine Gruppe entwickelte ein Bestellmanagement, das externe Dokumente und Vorgänge automatisiert ins System überführt – etwa für Bereiche wie HACCP oder Arbeitssicherheit – und alle relevanten Infos für Leitungen übersichtlich zusammenführt. Eine zweite Gruppe entwarf ein digitales Einverständnismanagement, das die Planung von Ausflügen erleichtert, gruppenübergreifend funktioniert und den Rücklauf transparent macht.
Die dritte Gruppe widmete sich der Weiterentwicklung des Chatbots innerhalb von HeDoKi: Er soll künftig erkennen, wo sich Nutzer:innen im System befinden, und darauf basierend gezielte Hilfe aus dem hinterlegten Wissensspeicher anbieten. Zusätzlich entstand in derselben Gruppe die Idee einer mobilen Undo-Funktion, mit der Eingaben per Tablet oder Smartphone im hektischen Alltag schnell korrigiert werden können.
Was bleibt
Solche Formate zeigen uns jedes Mal aufs Neue, wie viel entsteht, wenn man echte Projekte öffnet. Die Studierenden haben nicht nur Methoden wie Eventstorming, Wireframing und User Story Mapping kennengelernt, sondern gleichzeitig die Weiterentwicklung eines laufenden Produkts aktiv mitgestaltet. Frische Perspektiven, unverbrauchte Ansätze – und manchmal die Fragen, die man selbst schon längst nicht mehr stellt, weil man zu nah am Produkt ist.
Danke an alle 14 Teilnehmenden für drei intensive, lehrreiche und wirklich schöne Tage bei uns in Paderborn. Wir freuen uns schon auf das nächste Mal. 🙌