Kinderakte
Alle relevanten Informationen zu einem Kind an einem Ort – Stammdaten, Einwilligungen, Entwicklungsverläufe und Gesprächsnotizen. Übersichtlich, rollenbasiert und jederzeit abrufbar. Die digitale Kinderakte ist das Herzstück von HeDoKi.
Produkt
HeDoKi – Helfer für Dokumentation im Kindergarten
Von der digitalen Kinderakte über Entwicklungsdokumentation bis zu Alltagsroutinen: HeDoKi bringt Struktur in eure Prozesse, entlastet das Team und unterstützt mit KI. DSGVO-konform und direkt im Kita-Alltag einsetzbar.
Kitas leisten viel – die Bürokratie wächst mit
Pädagogische Dokumentation, Hygienenachweise, Anwesenheitslisten, Elterngespräche, Meldepflichten, Qualitätsnachweise – der Verwaltungsaufwand in Kitas ist enorm und steigt weiter. HeDoKi setzt hier an: als digitales System, das Prozesse strukturiert, automatisiert und das Team entlastet. Damit wieder mehr Zeit bleibt für das, was zählt.
Logbuch – Dokumentation im Alltag
Beobachtungen, Vorkommnisse und besondere Ereignisse – schnell erfasst, sicher gespeichert. Das Logbuch begleitet den Kita-Alltag ohne Umwege: Fachkräfte halten fest, was sie sehen, und HeDoKi übernimmt den Rest. Einträge lösen automatisch die richtigen nächsten Schritte aus – von To-dos für zuständige Bezugserzieher:innen bis hin zu strukturierten Meldeprozessen bei Kinderschutzrelevanz nach §8a. Keine Zettel, keine Übertragungsfehler, kein Vergessen.
Entwicklungsdokumentation
Strukturierte Beobachtungen entlang bewährter pädagogischer Verfahren – digital erfasst, ausgewertet und visuell aufbereitet. Berichte für Elterngespräche und Schulübergänge auf Knopfdruck. Die KI schlägt Formulierungen vor, die Fachkraft entscheidet.
KI, die unterstützt – nicht ersetzt
HeDoKi integriert Künstliche Intelligenz gezielt dort, wo sie echten Mehrwert im Alltag schafft. Dazu gibt es in der Software drei konkrete KI-Funktionen. Die pädagogische Einschätzung bleibt dabei immer bei der Fachkraft. Keine automatisierten Entscheidungen über Kinder und auch keine pädagogische Beratung durch KI.
1. Ein KI-Agent beantwortet Fragen zu fest definierten Prozessen und Richtlinien direkt im System und ruft auf Anfrage relevante Kinderdaten ab. Rollenbasiert, DSGVO-konform und kontextsensitiv: Der Agent erkennt, in welchem Bereich von HeDoKi gerade gearbeitet wird, und liefert passendes Wissen genau dann, wenn es gebraucht wird.
2. Eine Funktion zur Textaufbereitung verwandelt schnelle Stichpunkte aus dem Alltag in qualifizierte, professionelle Texte – etwa für Übergabedokumente oder Entwicklungsberichte.
3. Wer keine Zeit zum Tippen hat, spricht einfach: Die Spracheingabe ermöglicht es, Beobachtungen direkt einzusprechen und DSGVO-konform zu speichern.
Qualitätsmanagement, das im Alltag funktioniert
HeDoKi verbindet pädagogische Arbeit mit Qualitätssicherung – ohne zusätzlichen Aufwand. Prozesse wie Meldepflichten, Fortbildungsnachweise oder Risikomanagement werden direkt im System abgebildet. Leitungen und Träger behalten den Überblick, Fachkräfte arbeiten nach klaren Standards – und das alles konform mit KiBiz NRW, SGB VIII und dem Kita-Qualitätsgesetz.
Datenschutz als Grundprinzip
Datenschutz by Design: rollenbasierte Zugriffsrechte, europäische Server, keine Weitergabe an Drittanbieter. Sensible Kinderdaten bleiben im geschützten System – konform mit DSGVO, KiBiz NRW und SGB VIII.
Entstanden in Co-Creation mit dem KreisSportBund Borken e.V.
HeDoKi ist kein System, das von außen in den Kita-Alltag hineingebracht wurde. Es entstand von Anfang an gemeinsam. Der KreisSportBund Borken e.V. hat als Kitaträger den Anstoß gegeben und das Projekt aktiv gestaltet: mit pädagogischem Fachpersonal, das die Anforderungen aus dem Alltag kennt und mit QM-Expertise aus einem gewachsenen Qualitätsmanagementsystem. enpit hat dieses fachliche und prozessuale Wissen in ein digitales System übersetzt. So entstand HeDoKi aus echtem Praxiswissen, gelebten Qualitätsmanagement und modernsten Technologien. Dieser Dreiklang macht HeDoKi zu einem System, das den Anforderungen des Kitaalltags gerecht wird.
Häufige Fragen zu HeDoKi
Für welche Bereiche kann HeDoKi eingesetzt werden?
HeDoKi deckt verschiedene Prozesse im Kita-Alltag ab: Kinderdokumentation, Alltagsroutinen wie Hygiene und Anwesenheit, Entwicklungsberichte, Elterngespräche, Schulübergänge und Qualitätsmanagement für Leitungen und Träger.
Brauchen wir besondere technische Voraussetzungen?
Nein. HeDoKi läuft im Browser und ist für Tablets optimiert. Ein Internetzugang genügt – keine Installation notwendig.
Ist HeDoKi DSGVO-konform?
Ja. HeDoKi ist nach dem Prinzip "Datenschutz by Design" entwickelt, nutzt europäische Server und erfüllt die Anforderungen der DSGVO, des KiBiz NRW und des SGB VIII.
Ersetzt die KI die pädagogische Fachkraft?
Nein. Die KI unterstützt beim Formulieren und Strukturieren. Jede pädagogische Einschätzung und Entscheidung liegt bei der Fachkraft – keine automatisierten Entscheidungen über Kinder.
Können wir HeDoKi erst testen?
Natürlich. Vereinbare einfach einen Demo-Termin – wir zeigen dir HeDoKi live und beantworten alle Fragen.
Klingt gut? Dann lass uns sprechen.
Ob du Fragen hast, eine Live-Demo sehen möchtest oder HeDoKi direkt in deiner Kita ausprobieren willst – wir freuen uns auf den Austausch. Buche einfach einen Termin und wir zeigen dir, wie HeDoKi euren Kita-Alltag verändern kann.
