Remote Design Sprint
mit Prosoz GmbH.
Beistandschaften durch Software besser unterstützen

Wie können die Beistandschaften, eine spezielle Form der gesetzlichen Vertretung eines Kindes, durch Software besser unterstützt werden? Vor dieser Herausforderung stand die Prosoz Herten GmbH. Mithilfe einer passenden Lösung sollten die Nutzer:innen bei ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt werden. Der Design Sprint ist die ideale Methode, um für ein bestimmtes Problem innerhalb kürzester Zeit einen Lösungsansatz zu erarbeiten und diesen an echten Nutzer:innen zu vertesten. Die Prosoz konnte durch den digitalen Design Sprint so innerhalb von vier Tagen den ersten Baustein für eine neue Softwareanwendung legen.

Projektüberblick

Auftraggeber	Prosoz Herten GmbH
Thema	Design Sprint Online
Motivation	Entwicklung & Testen eines Prototyps
Team	Softwareentwickler, Designer, Produkt-Management, Business-Analysten und Softwarearchitekten (Prosoz), IT-Architekt, UX-Designer, Design Sprint Moderator (enpit)

Herausforderung

Die Bestandssoftware konnte die Sachbearbeiter:innen nicht mit dem gewünschten Maß an Effizienz unterstützen, um bei Problemen schnell auf Klient:innen reagieren zu können. Besonders bei der fehlenden nahtlosen Integration ins Gesamtsystem und dem damit einhergehenden zeitintensiven Bearbeitungsprozesses, galt es eine effizientere Idee für den Workflow zu finden. Durch eine geeignete Softwarelösung sollen die Beistandschaften besser unterstützt werden, um wiederum Klient:innen optimaler beraten und unterstützen zu können.

Lösung

Mit dem Wohl des Kindes im Blick, wurde ein Prototyp für eine medienbruchfreie Softwarelösung entwickelt. Durch Schnittstellen zu anderen Sozialleistungsstellen sowie durch ein effizienteres Einforderungs- und Zahlungsmanagement in Kombination mit Automatisierung und einem verbesserten Zugang zu Informationen, wird es den Beistandschaften ermöglicht, schnell und lückenlos handeln zu können.

Design Sprint Online

Durch die Einschränkungen der Corona-Pandemie haben wir den Design Sprint ins Digitale verlagert. In einem viertägigen Remote Design Sprint wurde mit Hilfe des Tools Miro der gesamte Prozess begleitet. Innerhalb der ersten beiden Tage wurden so nicht nur die Herausforderungen noch einmal aufgearbeitet, sondern auch erste Ideen generiert und gesketcht, sowie User Flows ausgearbeitet. So konnte der zweite Tag bereits mit konkreten Ergebnissen abgeschlossen werden.

Prototyping & Testing

An Tag 3 des online Design Sprints ging es mit Prosoz schließlich in die konkrete Ausarbeitung eines Prototyps auf Basis der vorher ausgearbeiteten User Stories. Mittels des Programms Adobe XD konnte mit wenig Zeitaufwand ein Klick-Through-Prototyp sowie eine Ablaufplanung inklusive der zu testenden Fälle und eines definierten Scopes bis zum Ende des vierten Workshoptages entwickelt werden. Der Prototyp wurde im nächsten Schritt durch die Prosoz selbstständig mit Sachbearbeiter:innen und Produktmanager:innen des Bestandsproduktes sowie mit Vertriebsmitarbeiter:innen der neuen Produktlinie getestet. Innerhalb kürzester Zeit konnte im Workshop somit ein Prototyp entwickelt werden, der direkt im Anschluss durch die Zielgruppe selbst validiert wurde.

Teilnehmer:in
Mitarbeiter:in Prosoz
gespannt, wie wir mit den offen gebliebenen Fragen umgehen. Hab Lust weiterzumachen
Teilnehmer:in
Mitarbeiter:in Prosoz
Viele gute Ideen die wir für unsere Refinements weiterverwenden sollten
Teilnehmer:in
Mitarbeiter:in Prosoz
Tolle Moderation!
Teilnehmer:in
Mitarbeiter:in Prosoz
Gut strukturiertes Miro-Board
Teilnehmer:in
Mitarbeiter:in Prosoz
freudig überrascht
Teilnehmer:in
Mitarbeiter:in Prosoz
gespannt, wie wir mit den offen gebliebenen Fragen umgehen. Hab Lust weiterzumachen
Teilnehmer:in
Mitarbeiter:in Prosoz
Viele gute Ideen die wir für unsere Refinements weiterverwenden sollten